Overstappen naar een nieuw systeem met datamigratie hoeft niet aan te voelen als onmogelijke, zware of dure operatie. Het is een kans om uw bedrijfsactiviteiten te verbeteren, stroomlijnen en future-proof te maken.
Als digitaal transformatie agency, komen wij regelmatig in contact met bedrijven die frustraties hebben over hun bestaande systemen. Deze systemen kunnen vanalles zijn, van een ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management)-tool of een CMS (Content Management System) voor een website.
Bedrijven kunnen om verschillende redenen ontevreden zijn over hun software. Ze kunnen zich frustreren door stijgende licentiekosten, slechte prestaties of beperkingen in de mogelijkheden van het systeem.
Maar het punt is: overstappen naar een nieuw systeem met datamigratie hoeft niet aan te voelen als onmogelijke, zware of dure operatie.
In plaats daarvan is het een kans om uw bedrijfsactiviteiten te verbeteren, stroomlijnen en future-proof te maken.
De redenen waarom bedrijven overwegen om naar een nieuw systeem over te stappen zijn divers, maar er zijn enkele veelvoorkomende pijnpunten die doorgaans tot deze beslissing leiden.
Ik licht hieronder toe waarom!
Naarmate software ouder wordt, kunnen de licentiekosten stijgen. Wat ooit een betaalbare oplossing leek, kan uitmonden in een financiële last naarmate de kosten steeds toenemen en meegroeien met het aantal benodigde gebruikers of functies.
Trage, inefficiënte systemen kunnen bedrijfsprocessen vertragen en frustratie veroorzaken bij werknemers of klanten. Wanneer een systeem een trage interface heeft of er te lang over doet om gegevens te verwerken, belemmert dit de productiviteit.
Vaak gebruiken bedrijven meerdere afzonderlijke systemen om verschillende delen van hun processen af te handelen. Bijvoorbeeld één systeem voor ERP, een ander voor CRM en een derde voor helpdeskfuncties. Hoewel deze systemen individueel nuttig zijn, werken ze niet altijd goed samen, wat leidt tot datasilo's, synchronisatieproblemen en onnodige complexiteit of tijdverspilling.
Misschien is er ooit een proof of concept (POC) ontwikkeld om aan de behoeften van het bedrijf te voldoen, maar deze is nooit geschaald of verfijnd voor lange termijn gebruik. Nu mist het systeem de functionaliteit die nodig is om aan de huidige eisen te voldoen.
Soms paste de software uitstekend toen deze voor het eerst werd geïmplementeerd, maar na verloop van tijd evolueerden de bedrijfsprocessen en ondersteunt het systeem niet langer de veranderende behoeften van het bedrijf.
Mogelijk vertrouwt u op een systeem dat simpelweg niet over de mogelijkheden beschikt die u vandaag de dag nodig heeft. Functies zoals kunstmatige intelligentie (AI), betere rapportage of integraties met nieuwere softwareoplossingen ontbreken mogelijk of zijn niet beschikbaar in uw huidige systeem.
De softwaremarkt evolueert voortdurend, met nieuwe tools die innovatieve functies en integraties bieden. Het kan zijn dat uw huidige systeem deze nieuwe mogelijkheden niet ondersteunt, waardoor u in het verleden blijft hangen.
Het is op dit punt dat veel bedrijven aarzelen voordat ze de sprong wagen. "Al onze gegevens zitten in dat systeem... hoe kunnen we dit allemaal verplaatsen zonder iets te verliezen of stuk te maken?"
Deze angst voor gegevensverlies, downtime en de onbekende inspanning en kosten zijn heel goed te begrijpen.
Maar hier is het goede nieuws: overstappen naar een nieuw systeem met bijhorende migratie is niet iets waar je bang voor hoeft te zijn.
Het is een kans om uw gegevens op te schonen, uw processen te verbeteren en over te stappen naar een modern, efficiënter systeem.
In plaats van migratie als een lastige taak te zien, kunt u het beter beschouwen als een kans om uw systemen en activiteiten te verbeteren. Het gaat niet alleen om het verplaatsen van gegevens van de ene plaats naar de andere, migratie is een kans om:
Migreer alleen de zuivere en nuttigste gegevens. U kunt duplicaten elimineren, informatie uit verschillende bronnen consolideren en formaten standaardiseren.
In plaats van meerdere losse applicaties te gebruiken, kunt u ze in één systeem integreren, waardoor de gebruikerservaring wordt verbeterd, synchronisatieproblemen worden verminderd en de licentiekosten worden verlaagd.
Gebruik het migratieproces om ervoor te zorgen dat al uw gegevens worden gestandaardiseerd. U kunt bijvoorbeeld straatadressen normaliseren met behulp van de Google Maps API of contactgegevens opschonen met behulp van de OpenAI API (opnieuw formatteren, opschonen, classificatie toevoegen, vertaling uitvoeren, typefouten corrigeren van bedrijfsnamen, straatadressen, e-mailadressen, telefoonnummers, ...)
Tijdens de migratie kunt u opnieuw nadenken over hoe u dingen doet. Zijn er processen die verbeterd kunnen worden? Zijn er zaken die je kan automatiseren in het nieuwe systeem?
Het antwoord hangt af van de betrokken systemen en hun complexiteit. Laten we een voorbeeld nemen om u een idee te geven van de benodigde inspanning.
Stel dat een bedrijf zijn op Oracle gebaseerde ERP-, CRM- en helpdesktools wil vervangen door één nieuw, uniform systeem zoals Odoo. Deze transitie omvat een aantal belangrijke stappen:
Voordat u gegevens van de Oracle ERP-, CRM- en Help Desk-tools naar Odoo kunt migreren, is het van cruciaal belang om de gegevens op te schonen en voor te bereiden. Dit betekent het verwijderen van duplicaten, het consolideren van informatie uit verschillende systemen en het standaardiseren van formaten. Bijvoorbeeld het samenvoegen van klantcontactgegevens in één veld, het verwijderen van ongewenste tekens en het garanderen dat BTW-nummers correct worden opgemaakt.
Een belangrijke stap bij de migratie is ervoor zorgen dat de gegevens van het oude systeem correct worden toegewezen aan het nieuwe systeem. Bijvoorbeeld door het veld “Klantnaam” in Oracle toe te wijzen aan het veld “Contactnaam” in Odoo.
Na het opschonen en in kaart brengen van de gegevens is het tijd voor het daadwerkelijke migratieproces. Dit kan handmatig worden gedaan, via Excel-imports, of efficiënter via API-integraties. Het doel is om al uw gegevens naadloos over te zetten naar het nieuwe systeem, terwijl de integriteit ervan behouden blijft.
Zodra de migratie is voltooid, moet u het nieuwe systeem grondig testen. Je controleert of gegevens op de juiste plekken verschijnen, of er geen fouten zijn en of het systeem naar verwachting presteert.
Als ervaren migratie- en integratiespecialisten bieden wij voor elk project een aanpak op maat. Ons doel is om de kloof tussen uw oude systemen (zoals Oracle) en uw nieuwe oplossing (zoals Odoo) te overbruggen, waardoor een soepele, efficiënte migratie wordt gegarandeerd.
We beginnen met een workshop om uw huidige systemen, bedrijfsprocessen en uitdagingen te begrijpen. Dit helpt ons een migratieplan te ontwerpen dat past bij uw unieke behoeften.
Wij bieden een veilige, cloudgebaseerde applicatie voor het opschonen van gegevens waarmee u uw gegevens kunt beoordelen, valideren en verfijnen. Dit is een cruciale stap om ervoor te zorgen dat uw gegevens gereed zijn voor migratie.
We definiëren de technische implementatie voor de migratie, creëren gegevenstransformatiestromen en doorlopen de gegevens via een reeks data cleaning stappen:
Mapping: velden afstemmen tussen de oude en nieuwe systemen
Data cleaning: verwijderen van duplicaten, corrigeren van fouten en validatie van gegevens
Deduplicatie: elimineer overtollige en dubbele records
Finale migratie: zodra alles gevalideerd is, migreren we de opgeschoonde data naar het nieuwe systeem.
Voor een naadloos proces, zetten we API-verbinding op tussen de oude en nieuwe systemen om realtime gegevensoverdracht te verzorgen, waardoor het migratieproces nog efficiënter wordt.
Na feedback en aanpassingen doorlopen we het proces opnieuw om te komen tot een definitieve set waar de klant tevreden mee is.
De angst voor overstappen naar een nieuwe applicatie en bijhorende datamigratie kan vaak overweldigend aanvoelen, vooral als je de complexiteit van data en systemen in beschouwing neemt.
Met de juiste partner, voorbereiding, expertise en hulpmiddelen wordt migratie echter een mooie kans op groei.
Het is een kans om uw gegevens te op te kuisen, uw processen te verbeteren en uw bedrijf beter te positioneren voor toekomstig succes met een modern, geïntegreerd systeem.
Wees niet bang om over te schakelen en te migreren, gebruik deze transitie om uw bedrijf vooruit te helpen. Wij staan klaar om u bij elke stap te begeleiden.
