120 winkels moeten hun bestelling plaatsen voor volgend seizoen: er was een efficiënte oplossing nodig
Sinds 1978 is Wolvenberg actief in de fietsbranche en levert fietskleding en accessoires aan de 120 mooiste fietsenwinkels uit de Benelux.
Elke winkel dient voor het volgende seizoen zijn bestelling te plaatsen.
Hiervoor bestaat een manueel aangemaakt Excel bestand dat gebruikt wordt als bestelformulier.
Echter zorgt dit proces voor heel wat manueel werk en kans op fouten, dus nood aan een betere en efficiëntere oplossing!
De eerste stap in het proces is het dubbel werk trachten uit te schakelen en de data kwaliteit te verhogen.
Gelukkig is er reeds een ERP systeem aanwezig (SAP) waar alle producten en prijzen up-to-date inzitten.
Het is jammer om manueel productinformatie in een Excel bestand in te voeren met hun artikelnummer, naam, prijs (aankoopprijs en retailprijs) en in welke varianten ze beschikbaar zijn.
Bovendien wijzigt het productgamma per seizoen (zomer/winter) waardoor je telkens opnieuw manueel voorbereidingswerk hebt bij de start van het nieuwe seizoen om het bestelformulier aan te maken.
Wij hebben hiervoor een koppeling met het ERP systeem (SAP) gebouwd, dat alle producten en hun eigenschappen uitleest, om zo tot een automatisch, up-to-date orderformulier te komen.
Naast de efficiëntiewinst van het automatisch opbouwen van het orderformulier op basis van de ERP data, kan je met een “online” orderformulier veel meer interactiviteit aanbieden aan je gebruiker dan met een statisch (Excel) formulier.
Voordelen:
je hebt zonder inspanningen altijd de meest actuele data: up-to-date productinfo, voorraad, uw specifieke prijs
je kan veel meer info over producten tonen dan enkel de naam en prijs: lange beschrijving, foto’s, video’s, gerelateerde producten, …
het formulier kan live validaties en conditionele logica bevatten, enkele voorbeelden: je kan niet meer bestellen dan er in voorraad is, je kan enkel een specifiek product bestellen als je ook een ander product besteld hebt, je krijgt een korting als je bestelling aan bepaalde voorwaarden voldoet, …
je kan als klant eenvoudig je vorige bestellingen raadplegen, een volledige herbestelling doen, zelf favoriete producten kiezen of standaard bestellijsten maken om snel nieuwe bestellingen te plaatsen
je stelt een afgeschermde, veilige, altijd up-to-date omgeving voor je klanten ter beschikking, waar je zelf alle controle en ownership over blijft houden, zo kan je bijvoorbeeld het orderformulier op elk moment aanpassen, een tijdelijk bericht aan je klant tonen of tijdelijk het bestelformulier uitschakelen
Bij elke handeling of manipulatie binnen een web applicatie, kunnen automatische acties opgestart worden. Zo starten we volgende acties op nadat een klant een bestelling heeft ingegeven:
de bestelling wordt via API meteen doorgegeven aan het achterliggende ERP systeem SAP zonder dat iemand van Wolvenberg dit manueel moet verwerken of overtypen
we sturen een email als bestelbevestiging naar de klant
… we kunnen andere acties opstarten, zoals een online betaling
Een B2B bestelling verwerken gebeurt bij veel bedrijven nog op een semi manuele manier, wat in een competitieve markt met hoge loonkosten niet de beste keuze is.
Manuele processen zijn erg foutgevoelig, duur om op te schalen en stralen niet veel professionaliteit uit.
