Platformen die administratieve processen vereenvoudigen, zorgen voor een enorme tijdswinst en meer tevredenheid bij werknemers en klanten.
Platformen die administratieve processen vereenvoudigen, zorgen voor een enorme tijdswinst en meer tevredenheid bij werknemers en klanten. Wij ontwikkelden een platform om alles vanaf aanmaak van opleiding, inschrijving, aanwezigheidsrapportage te stroomlijnen.
in kaart brengen van huidige processen en noden van de klant
advies en oplossing uitwerken met een future proof en performante technologie
schaalbaar zonder licentiekosten
API koppeling met een bestaand cursusadministratie platform
opleidingskalender: gevuld door het gekoppelde cursusadministratie platform
klantenlogin met dashboard: chauffeurs beheren en hun opleidingsnoden opvolgen
maatwerk CRM/salestool om nieuwe klanten te onboarden
multi-domain setup om partners te voorzien van een eigen gepersonaliseerde opleidingskalender
handige, filterbare kalender van het opleidingsaanbod met live visualisatie van beschikbare plaatsen
eenvoudig online inschrijven voor de vormingen én korting via unieke, gepersonaliseerde inschrijvingslink, generereerd door de sales tool
eenvoudigere opvolging van de processen voor Transport Academy administratie: alles rond uitwisselen van chauffeursgegevens, aanwezigheidsregistratie en facturatie wordt gefaciliteerd en geautomatiseerd
Transport Academy biedt jaarlijks honderden vormingen aan. Het oude platform was een goede leerschool om de noden van de klanten beter te leren kennen maar zorgde op termijn voor behoorlijk wat administratieve overhead.
De vraag was dan ook: “Hoe kan Transport Academy verder groeien met voldoende focus op kostenefficiëntie en behoud van kwaliteit?“
Toen Transport Academy besloot om de cursusadministratie via een gespecialiseerd softwarepakket te gaan beheren, bood dit een mooie gelegenheid om samen na te denken over een nieuw geïntegreerd platform dat maximaal inzet op digitalisering van processen en self-service voor de eindgebruiker.
We startten zoals met een voortraject waarin we samen met de mensen van Transport Academy alle bestaande stappen van de customer journey bespraken en de administratieve processen in kaart brachten, inclusief bijhorende pijnpunten én opportuniteiten.
Op basis van de inzichten uit deze oefening bedachten we een strategie voor één centraal platform waar we de klant ontzorgen met hun noden en complexiteiten rond boekingen van opleidingen, opvolging van rijbewijzen en nascholingen van hun chauffeurs.
We trachten de klant proactief te benaderen en optimaal te ondersteunen met het oog op een optimale spreiding van hun opleidingsvraag binnen de wettelijke termijnen.
Aan de administratieve kant zorgden we voor uniformisering en vereenvoudiging, om overhead tot een minimum te beperken.
Samen met het team van Transport Academy hebben we de focus gelegd op een zogenaamde MVP (Minimal Viable Product) en uibreidingen gedefinieerd welke later op de roadmap zouden moeten komen.
Klanten van Transport Academy kunnen nu op dit centrale platform terecht voor alles wat betreft de aangeboden nascholingen:
ze kunnen er het volledige aanbod aan nascholingen consulteren
een persoonlijke account aanmaken
hun persoonlijke gegevens beheren
met één account, verschillende vennootschappen en hun bijhorende chauffers beheren
zich of hun chauffeurs inschrijven voor nascholingen
automatisch toepassen van korting als een klant een gepersonaliseerde link ontvangen heeft
geplande en gevolgde opleidingen raadplegen voor details, aanwezigheden, …
Het vereenvoudigen van de administratieve afhandeling was het tweede voornaamste doel van dit vernieuwde platform. Het Transport Academy team kan nu eenvoudig:
opleidingen aanmaken, aanpassen en publiceren
inschrijvingen voor opleidingen beheren
CRM/klantactiviteiten registreren
unieke links met korting genereren en naar klanten sturen
toegang geven aan partners tot een beperkt gedeelte van het platform
rapportage + exports rond salesactiviteiten
Bovendien werden er een aantal automatische flows voorzien die zowel de medewerkers van het Transport Academy team als ook de klanten verder 'ontzorgen'. Zo worden er bijvoorbeeld een automatisch email verstuurd naar de klant met een unieke link die tijdens de inschrijving, de klantgegevens meteen voorinvult, om het proces nog laagdrempeliger te maken.
