Excel + email = vliegende start maar niet schaalbaar
Het grote voordeel aan Excel en mail is dat je snel van start kan gaan en verder geen kosten hebt of externe hulp dient in te schakelen.
Jammer genoeg is dit voor een groeiende onderneming geen schaalbare, stabiele oplossing.
Wij zijn grote voorstanders van kennis en ervaring op te doen in de praktijk om je processen en klanten goed te leren kennen. Abstracte functionele analyses zijn heel zinvol, maar de realiteit aftoetsen, helpt goed om exact te weten te komen wat je nodig hebt.
Dit kan je doen door bijvoorbeeld een eigen gemaakt Excel document of door gebruik te maken van een SaaS applicatie, die reeds een groot deel van de functionaliteiten bevat die je denkt nodig te hebben.
Een restaurantengroep heeft dit concept een tijdje toegepast om dan bij Sevendays te komen aankloppen “kunnen jullie hiervan voor ons een applicatie maken?”
Met alle input die verzameld is, gaan we aan de slag.
We werken een applicatie uit als volgt:
functionele analyse: tekstuele omschrijving van de werking, verschillende gebruikersrollen, …
wireframes / UX: visuele uitwerking van de schermen met maximale focus op de User Experience
beheermenu
beheertabellen en filters
formulieren
wireflows: de verschillende flows doorheen de applicatie, wanneer en hoe notificaties/emails worden verstuurd
Bij je eigen applicatie krijg je bovenop de functionaliteiten die je in gedachten had van je Excel, plots een aantal extra mogelijkheden, zoals:
altijd online: je applicatie zit in de cloud dus is steeds online beschikbaar/bereikbaar en up-to-date, wat met een lokaal Excel bestand niet altijd het geval is, dus een heel stuk handiger om samen te werken met anderen
login/veiligheid: je kan publieke toegang aanbieden of je kan toegang geven via een veilige login (2-factor authenticatie) aan gebruikers die jij zelf kiest
toegangsrechten: bij een Excelbestand in de cloud, kan je mensen uitnodigen voor lees of schrijftoegang (vrij rudimentair). Bij een applicatie kan je veel verder gaan dan dat: je kan rollen voor gebruikers met bijhorende rechten uittekenen. Bij elke rol bepaal jij wie er toegang krijgt en wat die toegang in detail omvat in wat de gebruiker mag zien, bewerken, toevoegen, verwijderen, etc.
Naast de basisfunctionaliteiten die standaard zijn bij een eigen applicatie, kan je dit ook toevoegen:
juistheid van gegevens: je kan op velden van formulieren validatieregels toepassen, waardoor je enkel volgens bepaalde voorwaarden ingaves toelaat op bepaalde velden of zelfs velden van elkaar afhankelijk maakt
data uitwisseling met externe applicatie(s): je kan gegevens van andere systemen binnenhalen + gegevens van je eigen applicatie versturen naar externe systemen: dus geen manueel overtypen meer (tijdsbesparing) en minder kans op menselijke fouten
begeleiding en advies: bij een Excelbestand kan je comments toevoegen die toelichting geven bij bepaalde cellen. Bij een applicatie kan je daar een heel stuk verder in gaan, je kan bijvoorbeeld bij het invullen van een formulier een gebruiker:
toelichting geven in zijn eigen taal
velden en keuzeopties dynamisch tonen op basis van eerder ingevulde velden (stappenplan, configurator)
specifieke foutmeldingen tonen bij vergetelheden of ongeldige ingave
notificaties/emails: stuur automatisch notificaties of emails uit volgens een bepaalde logica
rapportering: hou “live” binnen uw applicatie in de gaten wat voor u van belang is, zonder tijd te verliezen in het manueel maken van exports en Excel grafieken
